L’Assemblea dei Delegati dei Club

In-formazione e non formazione sull’assemblea dei delegati (e in generale sulla necessità di avere ed osservare delle regole).

Quanti di noi hanno semplicemente letto il nuovo regolamento?

Le regole non sono inutili, ma la base della convivenza civile in ogni agglomerato umano, nella misura in cui ci impegnano a non permettere prevaricazioni ed a garantire la tutela di tutti attraverso il loro (delle regole) rispetto.

Delle regole, però, si deve cogliere il senso e lo spirito, evitando il farisaismo, proprio di chi ostenta rigorismo, preoccupandosi più dell’apparenza che della sostanza ed osservando le leggi così tanto alla lettera da frodarne lo spirito.

Le regole devono essere semplici e chiare; un esempio per tutte, la Regola non bollata di San Francesco:

“La regola e vita dei frati è questa, cioè vivere in obbedienza, in castità e senza nulla di proprio, e seguire la dottrina e l’esempio del Signore nostro Gesù Cristo”.

Per capire bene una regola, peraltro e paradossalmente bisogna anche violarla: in proposito ecco alcune citazioni…fra il serio ed il faceto:

Se avessi rispettato tutte le regole, non sarei arrivata da nessuna parte (Marilyn Monroe);

Se rispetti tutte le regole, ti perdi tutto il divertimento (Katharine Hepburn); Dobbiamo imparare bene le regole in modo da infrangerle nel modo giusto
(Dalai Lama);

Se l’eccezione conferma la regola, senza l’eccezione la regola non ha valore (Cardinale Josè Saraiva Martins).

Le regole, insomma, non ci devono limitare, ma aiutare.

Nel Serra le regole ci sono e riflettono buone prassi in quanto si è cercato di applicarle con pragmatismo, sobrietà, chiarezza, consapevolezza.

C’era un problema (c’è un problema): il Cnis è stato spesso concepito come un super club, confondendo governo e parlamento, e nei Club, fondamento del movimento, non si sa neppure cosa sia, a cosa serva e perché esista.

Le modifiche statutarie e regolamentari (lungamente meditate ed elaborate, poi unanimemente approvate) erano e restano dirette a questo: maggiore efficienza, definizione precisa dei compiti (chi fa che cosa) e diffusione del senso di appartenenza, avvicinando i vertici al territorio, considerando che la struttura si rappresenta come una  piramide rovesciata (tutto deve derivare dai Club ed arrivare ai Club, Distretti e Cnis stimolano, controllano, sostengono e coordinano).

Cruciale in questo contesto l’assemblea dei delegati che non è, non deve essere, un altro carrozzone, ma il cuore pulsante del Serra, non solo un organo che delibera, ma un luogo dove ci si conosce e si sviluppano idee.

Ha ed avrà cruciale importanza, in qualche misura avrà nelle proprie mani i destini del Serra, bisogna, quindi, conoscerla bene e comprenderne  bene i compiti ed il significato per poterla vivere creando, in concreto, una di quelle buone prassi grazie alle quali il movimento è cresciuto e si è diffuso, in Italia e non solo.

Come si compone e a cosa serve l’Assemblea dei Delegati viene indicato nelle norme regolamentari che seguono, evidenziate nei più importanti aspetti:

TITOLO II°

ORGANIZZAZIONE

CENTRALE

Art. 7 – Organi centrali

Organi centrali di SERRA ITALIA sono:

1)    l’Assemblea dei Delegati dei Club;

2)    il Consiglio Nazionale Italiano del SERRA;

Art. 8 – L’Assemblea dei Delegati dei Club

8.1 – Composizione e diritto di voto

L’Assemblea dei Delegati dei Club  è costituita dai rappresentanti (di seguito “delegati”) dei Club incorporati, attivi e in regola con il pagamento delle quote associative.

Ciascun Club ha diritto ad un voto che sarà espresso da un proprio delegato, preferibilmente il Presidente,  eletto o scelto, in apposita riunione assembleare, tra i soci del Club. Per ciascun delegato il Club provvederà ad indicare anche un supplente.

Se il Club non può inviare un proprio delegato, potrà conferire apposita procura al socio di altro Club del Distretto di appartenenza. Ciascun delegato eletto e/o procuratore sarà munito di credenziale (di seguito “delega”), redatta su apposito modello predisposto dalla Segreteria Nazionale, sottoscritta dal Presidente e dal Segretario del Club che deve rappresentare. Ciascun delegato non potrà essere portatore di più di una delega oltre la propria.

La delega in originale dovrà essere consegnata all’apposito Ufficio Accreditamento Delegati, costituito presso la sede dei lavori, prima dell’apertura degli stessi.

8.2 – Competenze

All’Assemblea compete:

1. l’elezione del Consiglio Nazionale, come previsto dall’art. 5.4 dello Statuto e disciplinato dall’art. 11 del presente Regolamento;
2. l’approvazione dei rendiconti consuntivi e degli stati di previsione delle entrate e delle spese;
3. l’approvazione delle modifiche allo Statuto e al Regolamento;
4. lo scioglimento dell’Associazione.

8.3 – Riunioni 

L’Assemblea si riunisce una volta all’anno.

La data, la sede e l’ora di inizio della riunione dell’Assemblea sono decise  e comunicate dal Presidente Nazionale per posta elettronica ai Presidenti dei Club almeno 90 (novanta) giorni prima della data di svolgimento, con invito alla nomina dei delegati e pubblicizzate tramite Serranews e Portale.

Contestualmente il Segretario Nazionale invierà, per posta elettronica, ai Presidenti dei Club non in regola con il pagamento delle quote sociali apposita comunicazione con invito a regolarizzare la posizione entro i successivi 30 (trenta) giorni, pena l’esclusione dal diritto di voto.

L’ordine del giorno, predisposto dal Presidente Nazionale e corredato dei documenti proposti per l’esame e le determinazioni dell’Assemblea, dovrà essere inviato a tutti i Presidenti dei Club per posta elettronica dal Segretario Nazionale almeno 15 (quindici) giorni prima della data di svolgimento dell’Assemblea.

8.4 – Svolgimento dei lavori

L’Assemblea è presieduta dal Presidente Nazionale in carica e la verbalizzazione è affidata al Segretario Nazionale. Entrambi   non  hanno diritto di voto. Il verbale deve essere sottoscritto dal Presidente dell’Assemblea, dal Segretario e, ove vi siano state votazioni, da due scrutatori.

Al Presidente dell’Assemblea spetta la conduzione della stessa sulla base di apposito regolamento predisposto dal Comitato Esecutivo, proposto dal Consiglio Nazionale e approvato dall’Assemblea nella sua prima riunione.

8.5 – Definizione del quorum

L’assemblea è validamente costituita con la presenza di almeno il 50% più uno dei delegati dei Club aventi diritto al voto.

Qualora non si raggiungesse il quorum previsto per la validità della riunione, l’assemblea verrà riconvocata entro i successivi 30 (trenta) giorni.

Salvo che lo Statuto o questo Regolamento non prevedano espressamente un diverso quorum, i provvedimenti sono adottati a maggioranza dei presenti e votanti.

Art. 9 – Il Consiglio Nazionale Italiano del SERRA (CNIS)

9.1 – Composizione

Il Consiglio Nazionale Italiano del Serra è costituito da 25 componenti, e precisamente:

1. gli 8 (otto) Principali Dirigenti:

• il Presidente in carica;
• il Presidente Eletto;
• i quattro Vice Presidenti;
• il Segretario Nazionale;
• il Tesoriere Nazionale;

2. il Past Presidente immediato;
3. i Rappresentanti dei Distretti, nella persona dei Governatori;
4. i Trustees italiani in carica nel Board di Serra International;
5. il Presidente in carica della Fondazione italiana BJS;
6. non più di tre Consiglieri Aggiuntivi cooptati dal CNIS su proposta del Presidente.

9.2 –  Competenze

Il CNIS, quale organo di governo della Associazione, nel rispetto delle normative di Serra International e di Serra Italia nonché dell’autonomia dei Club come garantita dalle citate normative:

1. a) definisce gli indirizzi generali della Associazione;
2. b) ha piena autorità amministrativa nelle materie di competenza del CNIS ed esercita il controllo gestionale generale delle attività, delle proprietà e dei fondi;
3. c) stabilisce l’importo delle quote annuali di associazione;
4. d) esamina ed approva lo stato di previsione, comprendente l’ammontare delle entrate e delle spese previste per il successivo esercizio finanziario;
5. e) esamina ed approva il rendiconto consuntivo e lo sottopone alla Assemblea per la definitiva approvazione.
6. f) è responsabile di regolari rapporti con Serra International, della osservanza dello Statuto e del Regolamento di Serra International nonché delle linee guida dallo stesso deliberate nel tempo;
7. g) può, per giustificati motivi, formulare proposta al Board di Serra International di eventuali variazioni dei confini geografici dei Distretti;
8. h) esercita il controllo e la supervisione dei Dirigenti e sulle incombenze loro attribuite;
9. i) nomina e revoca il Direttore Esecutivo;
10. j) ove ritenuto opportuno può nominare Dirigenti e Consiglieri Delegati per supportare i Componenti del Consiglio nei loro adempimenti;
11. k) è responsabile di ricoprire un incarico resosi vacante nel Consiglio fino alla elezione del nuovo titolare;
12. l) organizza iniziative ed eventi a carattere nazionale;
13. m) fornisce suggerimenti e supporto ai vari livelli organizzativi finalizzati al superamento di eventuali difficoltà che si dovessero manifestare nell’espletamento delle attività serrane;
14. n) supporta Distretti e Club, fornendo formazione e indirizzi operativi.

9.3 – Riunioni ordinarie

Il CNIS si riunisce in via ordinaria almeno due volte all’anno nel luogo e nel tempo fissati dal Presidente.

Ai fini della validità della riunione l’avviso di convocazione deve essere inoltrato ai destinatari per posta ordinaria o per posta elettronica con un preavviso di almeno 30 (trenta) giorni.

L’ordine del giorno, predisposto dal Presidente e corredato della documentazione  relativa ai punti da trattare, va inoltrato ai destinatari almeno 15 (quindici) giorni prima della data della riunione.

9.4 – Riunioni straordinarie

Riunioni straordinarie possono essere convocate ad iniziativa del Presidente o su motivata richiesta, di almeno cinque componenti del CNIS. Il Presidente decide luoghi e tempi della riunione e dispone l’invio, per posta ordinaria o per posta elettronica, dell’avviso di convocazione, corredato della documentazione sopra indicata, con almeno 30 (trenta) giorni di anticipo sulla data prevista.

9.5 – Definizione quorum

La maggioranza dei componenti del CNIS costituisce il quorum per la validità della riunione e la maggioranza dei presenti e votanti sarà sufficiente per ogni decisione.

9.6 – Verbalizzazione

l verbali delle riunioni sono redatti a cura del Segretario Nazionale e, sottoscritti dallo stesso e dal Presidente Nazionale, saranno inviati per posta elettronica ai componenti del Consiglio entro i 30 (trenta) giorni successivi alla riunione.

9.7 – Trattazione di problemi per posta o altro mezzo

Il CNIS può, in casi eccezionali, previa approvazione del Presidente, trattare problematiche e votare risoluzioni per posta o altro mezzo elettronico con avviso di consegna.

I voti espressi devono essere trasmessi al Segretario del CNIS entro 15 giorni dalla data di invio della proposta da votare.

La maggioranza semplice del CNIS sarà sufficiente per qualsiasi risoluzione, salvo che lo Statuto o questo Regolamento prevedano una maggioranza qualificata.

Art. 10 – Comitato Esecutivo

10.1 – Composizione

Il CNIS ha un Comitato Esecutivo composto dagli otto principali dirigenti e dall’immediato Past Presidente.

10.2 – Competenze

Il Comitato Esecutivo ha tutti i poteri del CNIS, quando questo non è riunito, eccetto quello di:

1. a) ricoprire un posto di Dirigente resosi vacante;
2. b) modificare le linee programmatiche adottate dal Consiglio;
3. c) disporre stanziamenti oltre i limiti fissati dall’Assemblea con lo stato di previsione;
4. d) stabilire l’importo delle quote annuali di associazione.

10.3 – Riunioni ordinarie e straordinarie

Il Comitato Esecutivo si riunisce in via ordinaria nei tempi e luoghi determinati dal Presidente previo avviso di convocazione, corredato di ordine del giorno predisposto dal Presidente e documentazione relativa ai punti da trattare, inoltrato ai destinatari per posta elettronica almeno 10 (dieci) giorni prima della data prevista per la riunione, 5 (cinque) giorni in caso di urgenza.

Riunioni straordinarie possono essere convocate su richiesta, corredata dei testi da votare e relativa relazione illustrativa, di almeno due componenti del Comitato Esecutivo. Il Presidente decide luoghi e tempi della riunione e dispone l’invio, per scritto o per posta elettronica, dell’avviso di convocazione, corredato della documentazione sopra indicata, con almeno 5 (cinque) giorni di anticipo sulla data prevista.

10.4 – Definizione quorum

La maggioranza dei componenti del Comitato Esecutivo costituisce il quorum per la validità della riunione e la maggioranza dei presenti e votanti sarà sufficiente per ogni decisione.

10.5 – Verbalizzazione

Il Comitato Esecutivo redige, a cura del Segretario Nazionale, verbale delle proprie riunioni, che sottoporrà al CNIS nella prima riunione utile. Comunque copia del verbale deve essere trasmessa ai componenti del CNIS nei 20 (venti) giorni successivi alla data della riunione.

10.6 – Trattazione di problemi per  posta o altro mezzo

Il Comitato Esecutivo può trattare e definire problematiche anche utilizzando la procedura di cui all’art. 9.7 del presente Regolamento.

Art. 11 – Elezione dei componenti elettivi del Consiglio Nazionale

11.1 – Componenti elettivi del CNIS

Sono componenti elettivi del CNIS, a norma dell’art. 5.4 dello Statuto di Serra Italia e dell’art. 9.1 del presente Regolamento:

– il Presidente Nazionale Eletto

– i quattro Vice Presidenti

– il Segretario

– il Tesoriere

I quattro Vice Presidenti, il Segretario e il Tesoriere vengono eletti negli anni pari per la durata di un biennio, mentre il Presidente Nazionale Eletto negli anni dispari per la durata di un anno.

11.2 – Requisiti dei Dirigenti

I candidati a componenti del CNIS devono:

• essere membri attivi e di buona reputazione di un Club Serra debitamente incorporato e attivo;
• avere conoscenza approfondita del Serra, dei suoi obiettivi e finalità, delle normative internazionali e nazionali;
• avere ricoperto l’incarico di Presidente di Club e di Governatore.

11.3 – Presentazione delle candidature

Il Segretario Nazionale, almeno 8 (otto) mesi prima dalla data di riunione dell’Assemblea, inviterà i Governatori Distrettuali in carica ed eletti e i Club Serra a proporre  un nominativo per ciascun incarico da ricoprire. Le candidature devono essere inviate al Segretario Nazionale, che provvederà a rimetterle al Presidente della Commissione Nomine.

11.4 – Commissione Nomine

Almeno 6 (sei) mesi prima della data  delle  elezioni il CNIS costituisce una Commissione nomine composta:

1) dall’immediato Past Presidente del CNIS che la presiede;

2) da 10 (dieci)membri tutti provenienti da Distretti diversi o come diversamente disposto dal CNIS a maggioranza assoluta dei suoi componenti.

Nessun componente della Commissione Nomine è proponibile per la nomina a Dirigente o Consigliere di Serra Italia da parte della Commissione Nomine di cui sia membro.

Entro 3 (tre) mesi dalla data di costituzione la Commissione Nomine proporrà per ciascun incarico da ricoprire uno o più nominativi. Dette proposte devono essere tempestivamente rimesse al Segretario Nazionale.

La Commissione delibera a maggioranza semplice dei presenti e in caso di parità di voti prevale quello del Presidente.

Almeno 30 (trenta) giorni prima della data di riunione dell’Assemblea il Segretario Nazionale trasmetterà ai Presidenti dei Club ed ai Governatori dei Distretti l’elenco dei candidati proposti, corredato da un breve curriculum.

11.5 – Modalità di votazione

Le elezioni possono  avvenire per acclamazione, salvo il caso in cui vi siano più concorrenti al medesimo incarico. In tale ipotesi per detto incarico l’elezione va effettuata con voto segreto. Ogni delegato dispone di un voto e viene eletto il candidato che riceve  il maggior numero di voti.

Antonio Ciacci